GestPresence Next, module par module

GestPresence Next est conçu dès sa base pour héberger plusieurs établissements sur une seule et même plateforme, sans que leurs données ne se mélangent jamais.

Chaque établissement dispose de son propre espace totalement cloisonné : ses professeurs, son personnel, ses salles, ses matières, ses paramètres, ses années scolaires. Deux écoles utilisant la même installation n'ont ni visibilité, ni accès l'une sur les données de l'autre — chacune évolue comme si elle était seule sur le système.

• Création encadrée. Un nouvel établissement est ajouté par une procédure sécurisée, avec un code d'accès propre à chaque école.
• Isolation totale des données. Aucune requête, aucun rapport, aucune statistique ne peut faire fuiter une information d'un établissement vers un autre.
• Un administrateur par établissement. Chaque direction gère uniquement son propre périmètre.

Ce que ça change pour votre établissement

Si votre école ouvre une annexe ou fait partie d'un groupe scolaire, tout est déjà prêt — pas de nouvelle licence à négocier, pas de nouvelle installation technique. Et si vous n'avez qu'un seul établissement aujourd'hui, cette architecture ne vous coûte rien de plus : elle garantit simplement que vos données resteront isolées, quoi qu'il arrive à l'avenir.

Le socle sur lequel repose tout le reste : les années scolaires, les référentiels de matières et de salles, et les fiches de chaque professeur et membre du personnel.

Chaque établissement gère son propre calendrier d'années scolaires, avec un passage à l'année suivante encadré pour éviter tout mélange de données entre deux périodes. Les matières, les salles de classe, les professeurs et le personnel se créent, se modifient et se suppriment directement depuis l'interface — y compris les matières enseignées par chaque professeur, ajustables à tout moment sans jamais toucher à l'historique des cours déjà donnés.

• Modification à tout moment. Les informations d'un professeur, d'un membre du personnel, d'une matière ou d'une salle peuvent être corrigées après coup — pas seulement à la création.
• Suppression protégée. Toute suppression demande une confirmation explicite, avec avertissement clair sur son caractère définitif.
• Historique préservé. Retirer une matière à un professeur, ou modifier l'emploi du temps, n'efface jamais les séances déjà dispensées et déjà payées.

Ce que ça change pour votre établissement

La direction garde la main sur les données de l'école sans jamais craindre une erreur de manipulation irréversible — et sans avoir besoin d'un technicien pour la moindre correction, même après plusieurs années d'utilisation.

L'emploi du temps n'est plus une feuille Excel qu'on croise à la main — le système empêche lui-même les erreurs les plus fréquentes.

À la création d'un cours, il est physiquement impossible de programmer deux séances dans la même salle sur des horaires qui se chevauchent, ou d'affecter un professeur à deux endroits en même temps — le système refuse l'enregistrement et explique pourquoi. Lors du choix du professeur, seuls ceux habilités à enseigner la matière sélectionnée sont proposés, avec leur nom et leur prénom affichés pour ne jamais confondre deux professeurs portant le même nom de famille.

• Vue Planning visuelle. En plus de la liste classique, une vue par salle ou par professeur façon planning hebdomadaire permet de voir l'occupation d'un coup d'œil.
• Génération automatique quotidienne. Chaque jour, les séances réellement à pointer sont générées automatiquement à partir de l'emploi du temps type — sans intervention manuelle.
• Export et partage. L'emploi du temps d'une classe ou d'un professeur s'exporte en PDF, prêt à imprimer ou à transmettre.

Ce que ça change pour votre établissement

Fini les doubles réservations de salle découvertes le jour même, et les plannings papier qui se contredisent d'une version à l'autre. La construction de l'emploi du temps devient plus rapide et plus fiable, en particulier en début d'année quand tout se met en place en même temps.

C'est le cœur du logiciel : garantir qu'un pointage reflète bien la présence réelle de la bonne personne, au bon endroit.

Chaque pointage — début et fin de séance pour un professeur, début et fin de journée pour le personnel — est vérifié par géolocalisation : l'appareil doit se trouver physiquement dans le périmètre défini pour l'établissement, calculé avec précision plutôt qu'une simple approximation de zone.

En complément, une vérification biométrique peut être activée — empreinte digitale, reconnaissance faciale, ou les deux au choix de l'utilisateur — et réglée individuellement pour chaque professeur ou membre du personnel, pas seulement de façon globale pour tout l'établissement. La reconnaissance faciale s'exécute directement sur l'appareil, sans jamais transiter par internet, ce qui la rend disponible même hors connexion.

Pour le personnel sans smartphone, une tablette fixée à l'entrée de l'établissement — le kiosque — permet de pointer par QR code personnel, code PIN, ou reconnaissance faciale ; si une personne a réglé sa préférence sur l'empreinte digitale (impossible à vérifier sur un appareil partagé par plusieurs personnes), le système bascule automatiquement vers le QR code ou le PIN, sans bloquer le pointage ni compromettre la sécurité.

• Seuils ajustables. Retard maximal toléré avant blocage du pointage, délai minimum entre début et fin d'une séance, clôture automatique en cas d'oubli — tout se paramètre depuis l'interface d'administration.
• Traçabilité des échecs. Toute tentative de pointage refusée (hors zone, échec biométrique) est consignée et peut déclencher une alerte pour la direction.

Ce que ça change pour votre établissement

C'est la fonctionnalité qui a l'impact financier le plus direct : elle rend concrètement impossible qu'une personne pointe à la place d'un collègue absent — une pratique qui, cumulée sur une année scolaire, peut représenter une part significative de la masse salariale versée pour des heures non réellement effectuées.

Le salaire de chaque professeur se calcule automatiquement, séance après séance, à partir du temps réellement effectué et du tarif horaire applicable.

Si une séance a été écourtée en dessous du seuil minimum défini, seul le temps réellement effectué est payé ; au-delà de ce seuil, la séance complète est comptée. Les avances sur salaire, l'impôt (AIB) et les cotisations mutuelles sont appliqués automatiquement sur la période choisie, et une demande de congé validée par la direction est prise en compte sans pénaliser injustement le professeur concerné.

Ce que ça change pour votre établissement

Les erreurs de calcul manuel — une des sources de tension les plus fréquentes entre une direction et son personnel enseignant — disparaissent. Et le temps consacré chaque mois à préparer la paie se réduit à la validation d'un rapport déjà calculé, plutôt qu'à un travail de compilation depuis zéro.

Chaque donnée saisie ou calculée dans le système peut être restituée sous une forme exploitable, sans ressaisie.

• Rapports de salaire — détaillés par professeur ou consolidés pour tout l'établissement.
• Rapport de paiement — prêt à transmettre au comptable, avec nom, contact mobile money et montant net à verser.
• Exports — chaque rapport disponible en PDF, Excel et CSV.
• Statistiques d'assiduité — ponctualité par professeur, par matière, par classe, avec suivi de l'évolution dans le temps.

Ce que ça change pour votre établissement

La direction prend ses décisions RH — renouveler un contrat, discuter d'un retard récurrent — à partir de chiffres réels et vérifiables, pas d'une impression générale.

L'écran d'accueil de la direction : une photographie de la journée en cours, mise à jour à mesure que les pointages arrivent.

Séances en cours, retards constatés, personnel présent ou absent, alertes de sécurité (pointage refusé, appareil non autorisé) — tout est visible sans avoir à naviguer entre plusieurs écrans. Des indicateurs de pilotage (taux de présence, séances non clôturées, demandes de congé en attente) sont filtrables par salle, par matière, par professeur ou par période.

Ce que ça change pour votre établissement

La direction découvre un problème — un professeur absent sans prévenir, une séance jamais clôturée — le jour même, pas en fin de mois en préparant la paie.

Les données de présence et de paie comptent parmi les plus sensibles d'un établissement — elles sont protégées à plusieurs niveaux.

• Double authentification (2FA). Pour la direction, en plus du mot de passe, un code de vérification est requis à chaque connexion — régénérable en cas de changement d'appareil.
• Journal d'audit complet. Toute action sensible (modification de paramètre, suppression, activation d'année scolaire) est enregistrée avec date, auteur et détail précis.
• Sauvegarde automatique. Les données sont sauvegardées quotidiennement, avec possibilité d'export à la demande.
• Mode hors-ligne. Le pointage reste possible en cas de coupure réseau ; toutes les règles de sécurité (GPS, seuils, biométrie) restent appliquées avant validation, et la synchronisation se fait automatiquement au retour de la connexion.
• Appareils autorisés. Seuls les téléphones et ordinateurs explicitement approuvés par la direction peuvent se connecter à l'application.

Ce que ça change pour votre établissement

En cas de désaccord sur un pointage ou un salaire, la direction dispose d'un historique précis et daté pour trancher — et les données de l'école restent protégées même en cas de panne, de coupure réseau, ou de tentative d'accès non autorisée.

Un professeur ou un membre du personnel soumet une demande d'absence directement depuis son téléphone — dates, motif — et la direction la valide ou la refuse, avec notification automatique du résultat.

L'historique complet de chaque demande reste consultable, et une absence validée est automatiquement prise en compte dans le calcul du salaire correspondant.

Ce que ça change pour votre établissement

Un processus souvent informel — un message WhatsApp qui se perd, un mot papier égaré — devient traçable et professionnel, sans effort administratif supplémentaire pour la direction.

Des rappels ciblés réduisent les oublis avant qu'ils ne deviennent des litiges.

• Pour le personnel — rappel d'une séance à venir, rappel de pointage de fin non effectué.
• Pour la direction — séance entamée jamais clôturée, nouvel appareil en attente d'autorisation, demande de congé à traiter.

Ce que ça change pour votre établissement

Moins d'oublis de pointage signifie moins de discussions difficiles en fin de mois sur "pourquoi cette séance n'a pas été payée".

Une seule application, deux expériences pensées pour deux usages différents.

Sur téléphone Android, professeurs et personnel disposent d'une interface volontairement simple, centrée sur le pointage rapide et la consultation du salaire. Sur ordinateur Windows, la direction dispose de l'interface complète : configuration, emploi du temps, rapports, paramètres, pilotage.

Ce que ça change pour votre établissement

Pas de matériel spécifique à acheter — le logiciel s'installe sur les téléphones et ordinateurs déjà utilisés par l'établissement, et chaque utilisateur ne voit que ce dont il a besoin.

GestPresence Next s'adapte à la réalité de connexion internet de chaque établissement, sans compromis sur les fonctionnalités.

Par défaut, l'application se connecte à une plateforme partagée hébergée dans le cloud — mise en route rapide, coût mutualisé entre établissements. Pour une école qui préfère maîtriser ses coûts de données mobiles ou limiter sa dépendance à internet, un serveur dédié peut être installé localement, sur le réseau de l'établissement : les appareils communiquent alors directement sur place, sans jamais dépendre d'une connexion extérieure pour le pointage quotidien.

Ce que ça change pour votre établissement

Vous choisissez le modèle qui correspond à votre budget et à la qualité de votre connexion internet — sans jamais renoncer à une seule des fonctionnalités décrites dans cette fiche.